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Como prevenir pérdidas de datos con la estrategia 3-2-1 de copias de seguridad

Como prevenir pérdidas de datos con la estrategia 3-2-1 de copias de seguridad

Tener una estrategia de copias de seguridad es de vital importancia para cualquier sistema informático. ¿Te ha fallado alguna vez tu disco duro? ¿Crees que tu disco duro no fallará nunca? Hasta que no te toca (y es muy probable que te acabe tocando) no sabes a lo que te enfrentas, y es cuando echas en falta tener esta estrategia de copias de seguridad. Habrás perdido documentos privados,  fotos y vídeos familiares y de amigos con momentos que ahora quedarán en el olvido, proyectos y trabajos realizados o en los que trabajas... Vamos... un caos total!

La realidad es que los discos duros acaban fallando. No todos, claro, pero sí un número sorprendentemente alto, que según el último estudio publicado por Backblaze lo confirma. Pero eso no significa que no podamos protegernos ante esa amenaza. Existe una estrategia de copias de seguridad llamada 3-2-1 que está pensada para que tus datos siempre estén a salvo de pérdidas de datos, bien sea por motivos de hardware o software.

¿Cuánto, y cada cuánto tiempo fallan los discos duros?

La empresa de almacenamiento en la nube Backblaze lleva años publicando sus conclusiones sobre el segmento de los discos duros tradicionales. Su uso masivo de unidades de este tipo ha hecho que puedan compilar una gran cantidad de datos que les permiten analizar y elaborar estadísticas sobre el rendimiento de estas unidades y la fiabilidad que ofrecen. Según este estudio, se confirma una vez más que los discos duros no son infalibles.

estrategia de copias de seguridad

 
La tasa de fallos cuando el disco duro alcanza los cuatro años de vida se incrementa de forma exponencial. La tasa de fallo tras el primer o el segundo año es muy pequeña, pero cuando llevas cuatro años con la misma unidad estás expuesto a que esos discos duros puedan fallar, lo que podría acabar con tus datos inaccesibles, con la consecuente pérdida económica en el caso de empresas y profesionales.

¿Cual es la solución para evitar la pérdida de datos? Evidentemente, la solución es definir una estrategia de copias de seguridad.

Definir estrategia de Copias de Seguridad

Debemos tener en cuenta una serie de buenas prácticas que nos ayudarán a paliar los efectos negativos en caso de tu disco duro falle:

  • Tener y aplicar una estrategia de copias de seguridad
  • Efectuar regularmente copias de seguridad de los archivos importantes en un soporte externo (disco duro externo y USB).
  • Instalar un programa de recuperación de datos.
  • Utilizar un servicio de almacenamiento de datos en la nube.
  • No sobrecargar el disco duro de tu ordenador. Crear las particiones imprescindibles para organizar los datos.
  • Instalar un cortafuegos y una solución de antivirus eficaz y tenerlos actualizados.
  • No precipitarse en caso de problemas de programas en tu ordenador (por ejemplo: reinstalando Windows o borrando archivos).

En este artículo nos vamos a centrar en las copias de seguridad o backups, en cómo realizarlas, y una serie de consejos y buenas prácticas como estrategia preventiva y proactiva.

¿Qué son las Copias de Seguridad?

En el mundo informático, realizar una copia de seguridad o backup (traducción en Inglés), consiste en duplicar y asegurar datos e información contenida en un sistema informático periódicamente.

Las copias de seguridad son utiles principalmente por dos motivos:

  1. Permite restaurar un sistema informático y volver a un estado anterior funcional (bien sea una memoria USB, un Disco Duro, un Sistema Operativo, etc,...)
  2. La segunda, la cual también se puede incluir en la primera, es facilitar la restauración de una parte del sistema informático (una carpeta, un archivo, una base de datos, etc.). Este procedimiento es mucho más sencillo, y vamos a detallarlo a continuación

Cómo realizar una Copia de Seguridad 

Para llevar a cabo estrategia de copias de seguridad, la técnica más usada para realizar backups es copiar simplemente los archivos que queremos guardar a otro dispositivo de almacenamiento externo (memoria USB, CD-ROM, DVD, Disco Duro Externo, etc). Cuando uno realiza esta copia, lo importante es que los archivos que vaya a copiar, no se estén usando, puesto que esto puede generar errores al realizar la copia.

estrategia de copias de seguridad  

El procedimiento no tiene ninguna dificultad. Simplemente seleccionaremos los archivos que queremos copiar y los copiaremos al dispositivo que tengamos para almacenar la copia de seguridad. 

Es muy importante tener en cuenta la periodicidad con que se realiza la copia de seguridad. Esto depende mucho del manejo de la información de cada equipo. Podemos encontrarnos equipos en los que la  información se actualiza, agrega o elimina,  con mucha frecuencia; y otros equipos en los que la información se actualiza muy esporádicamente. Hay que tener en cuenta esto ya que la copia debe estar lo más actualizada posible. No exite una receta mágica para aplicar a todas las situaciones, pero el sentido común nos recomienda hacer la copia a diario o, dependiendo de la tasa de actualización de la información, sea semanal, quincenal, mensual, etc. 

Otra cosa importante es la clasificación de la información. Esto se hace para que realizar la copia de seguridad no sea un proceso largo y tedioso por la cantidad de información que se está copiando; es necesario hacer una clasificación de la información en donde por un lado tenemos la información que manejamos seguido. Esta información debe ser liviana a fin de poder realizar copia de manera rápida. 

Debemos separar la información personal, como son los archivos personales, música y demás, deben estar aparte y cada persona tiene su responsabilidad por dicha información. Es bueno tener claro la diferencia entre la información laboral y la información personal, porque al realizar una copia al tener esta información mezclada también provoca que en algunos casos, el tiempo de realización de la copia de seguridad se pueda extender.

Todas estas tareas han de ser tenidas en cuenta para llevar a cabo la estrategia de copias de seguridad.

La estrategia 3-2-1 de Copias de Seguridad

Tener tus datos protegidos con varias copias de seguridad, aplicando el principio en el que se basa esta estrategia de copias de seguridades muy simple: diversificar las copias de seguridad o backups.

Hay otras opciones a la hora de asegurar la integridad de los datos, y desde luego no es mala idea combinar esta estrategia con estrategias preventivas igualmente válidas como usar las configuraciones RAID, o otros medios de almacenamiento descentralizado como los sistemas NAS.

Si nos centramos en esta estrategia 3-2-1, las claves son las siguientes:

  • Mantener 3 copias de la información (2 copias + origen)
  • En almenos 2 medios distintos
  • 1 de ellas, offsite

Si trasladamos esas reglas a un ejemplo práctico, la idea sería sencilla. Imaginad que tenemos un fichero llamado foto.jpg con una imagen familiar que queremos tener a salvo. Para ello tendremos que tener 3 copias de ese fichero, y para cumplir esos requisitos tendríamos que tener la imagen en nuestro equipo por ejemplo, en un disco duro externo y, además, en un servicio de almacenamiento en la nube. Como indica el último punto de esa estrategia, el disco duro externo deberá estar además en otro sitio (por ejemplo la casa de nuestros padres o fuera de la oficina o lugar de trabajo).

Consejos 

Organización de la información

Es aconsejable que se puedan crear dos particiones cómo mínimo:

  1. La primera corresponderá al lugar en el cual se instalaremos el Sistema Operativo (Windows 10, Windows 7, etc...).
  2. La segunda corresponderá a la  ubicación en la cual se guardarán los demás datos.

Esta organización de la información no garantiza la permanencia de la información ni tampoco es una regla que haya que cumplir estrictamente, pero si es recomendable aplicarla porque se facilitan las cosas a la hora de hacer una restauración de los datos, porque simplemente los datos los estamos guardando en una partición y los archivos de programas y demás en donde se encuentra el Sistema Operativo. 

Nombres de los archivos

Es muy recomendable que no se guarden archivos con nombres muy largos. Aunque suena extraño esto es vital a la hora de realizar un Backup pues en ocasiones, los archivos que tienen nombres muy largos ocasionan problemas. 

estrategia de copias de seguridad

Otro punto importante es nombrar los archivos y carpetas con nombres que nos permitan reconocer el contenido que tiene un archivo o directorio. Esto se hace para no tener que revisar todos los archivos que tenemos abriéndolos, sino que simplemente nos podremos limitar a leer el nombre del archivo para decidir si se guarda o se elimina.

Dependiendo del tipo de contenido que queramos almacenar, debemos usar una estrategia u otra para optimizar la búsqueda de información.

Configuración de programas y contraseñas

A menudo nos encontramos con problemas al restaurar o formatear equipos, debido a que los usuarios no recuerdan las contraseñas que introdujeron o las configuraciones que tenían en sus equipos. Esto es debido principalmente a desconocimiento en la materia o bien dejadez. Es muy importante recordar contraseñas y configuraciones, en la medida de lo posible.

Tener una lista de contraseñas y configuraciones, bien en soporte digital o bien en soporte de papel, es muy importante de cara a poder recuperar completamente el estado anterior del sistema en caso de que sea necesario restaurar una copia de seguridad o backup.

Conclusiones

Los discos duros, fallan. Y para protegernos ante estos fallos y la pérdida de datos y configuraciones que ocasionan en nuestros sistemas informáticas, es recomendable realizar copias de seguridad periódicas. ¿Que estrategia a usar? Pues... la que se adapte a las necesidades de tus datos personales o los de tu empresa. Lo importante es, elijas la estrategia que elijas, es tener al menos una copia de seguridad y en una ubicación física (en tu domicilio, o en otro armario distinto del que usas en tu lugar de trabajo) distinta a la habitual. En Ingeniotic te recomendamos que uses la estrategia 3-2-1. Si tienes dudas para aplicarla, contacta con nosotros y te asesoraremos sin compromiso.

Fuente: Xataka

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